Le caractère fort conventionnel des séminaires d’autrefois n’est plus efficace puisque cet événement ne se limite plus à une simple réunion de travail. Quel que soit le type de ce meeting, soirée d’entreprise, conférence ou réunion sous toutes les formes, une bonne organisation s’impose afin que l’événement soit une réussite. Effectivement, le séminaire d'entreprise fait partie des techniques managériales visant à unifier les membres du personnel, et surtout à booster l’esprit d’équipe. Chaque élément qui compose cet événement doit être préparé minutieusement afin de pallier les imprévus. Évidence oblige, les tenants et les aboutissants de la réunion doivent être définis à l’avance par les dirigeants. Par la suite, le côté logistique joue un rôle important dans la réussite de cet événement. A priori, le lieu de rassemblement doit être un cadre invitant au calme et au bien-être pour que chaque participant se sente à l’aise, fournisse le meilleur de lui-même et tire le maximum de ce meeting.
Dans quel lieu organiser un séminaire ?
Les professionnels de l’événementiel sont nombreux à suggérer des lieux adaptés à ces événements, en vantant des avantages pouvant être obtenus par chaque offre. Particulièrement pour ce genre de meeting, une salle de séminaire, des hébergements et un réfectoire doivent se trouver sur place puisque l’événement peut durer plusieurs jours. Dans l’idéal, un espace extérieur suffisamment large permet d’organiser des teams buildings.
Normalement, chaque poste de dépenses est déjà budgété lors de la préparation de ce projet. Le coût du lieu sélectionné doit cadrer dans le budget qui est alloué à cette location.
La ville où est installé le lieu du séminaire est aussi déterminante. Un lieu se trouvant dans les environs est plus pratique. Le cadre doit être calme, avec si possible un espace de verdure pour ressourcer les neurones. Les managers qui envisagent d’organiser un séminaire proche de Paris ont plusieurs options avec, entre autres, les châteaux, les manoirs et les domaines. Cliquez ici pour découvrir quelques-uns de ces lieux qui s’apprêtent à l’organisation d’un séminaire d’entreprise.
Engager un animateur professionnel
Le contenu propre du séminaire est confié aux personnes compétentes que les dirigeants ont déjà choisies. Les gens qui président ce genre de réunion peuvent être des experts, des partenaires, des clients et des collaborateurs au sein même de l’entreprise, comme les supérieurs hiérarchiques par exemple.
Néanmoins, ce meeting ne se limite pas au travail uniquement. Des pauses et des moments de détente sont à inclure dans le programme. Durant ces laps de temps, un animateur professionnel organise des teams buildings et d’autres jeux pour que chaque participant puisse se détendre. Une fois les pauses terminées, tout le monde sera certainement d’attaque pour entamer la suite de la réunion.
Cependant, l’engagement d’un animateur professionnel n’est pas obligatoire si des salariés se portent volontaires pour assurer cette partie du programme. Dans cette optique, les managers doivent veiller à ce que ces personnes restent concentrées sur le séminaire. Organiser des teams buildings pour toute une équipe n’est pas une mince affaire, raison pour laquelle la meilleure option demeure le service d’un animateur professionnel. Certaines entreprises d’événementiel mettent en avant des packs incluant le lieu du séminaire, les repas, l’hébergement et les prestations d’un animateur.
Autres prestations et services
Chaque agence d’événementiel rédige son propre cahier des charges afin de persuader les managers de les choisir pour leur séminaire. Dans certains forfaits, des soirées festives pour un bon moment de break peuvent être organisées ; tout comme d’autres offres incluent le transfert des participants et le côté technique comme la signalétique, la vidéo, l’éclairage et la sonorisation. Les options sont nombreuses, mais aux organisateurs d’identifier leurs besoins pour réussir le côté infrastructure de leur séminaire.
